Privacy beleid Speelotheek Het Speelpunt versie mei 2018
terug naar de startpagina

Hieronder puntsgewijs de vastlegging hoe Speelotheek Het Speelpunt omgaat met de privacy gevoelige gegevens.

1. Met welk doel worden persoonsgegevens in een bestand bewaard?
De persoonsgegevens worden opgeslagen, zodat bekend is waar het speelgoed van Speelotheek Het Speelpunt is. Emailadressen en telefoonnummers zijn noodzakelijk om de klant te kunnen benaderen op het moment dat speelgoed niet, niet tijdig of onjuist is ingeleverd. Omdat de speelotheek speelgoed heeft voor mensen met een beperking is het van belang te weten hoeveel kinderen met een beperking lid zijn van de speelotheek om een juiste hoeveelheid aangepast speelmateriaal in het assortiment te hebben. Om dezelfde redenen wordt vastgelegd welke geboortedatum kinderen hebben en of het jongens of meisjes zijn. Op die wijze probeert de speelotheek een assortiment samen te stellen dat aansluit bij de kinderen die lid zijn van de speelotheek. Verder zijn de persoonsgegevens noodzakelijk bij aanvragen van donaties bij fondsen ter onderbouwing van de doelgroep waarvoor donaties worden aangevraagd. Bij deze aanvragen zullen nooit persoonsgegevens worden vrijgegeven, slechts aantallen zullen worden verstrekt.

2. Wie binnen de organisatie zijn verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens.
Het bestuur houdt er toezicht op dat alleen direct verantwoordelijken toegang hebben tot de noodzakelijke gegevens. Jaarlijks zullen de papieren inschrijfformulieren van klanten die geen gebruik meer maken van de speelotheek worden vernietigd. Informatie welke in de computer zijn vastgelegd zullen ook jaarlijks anoniem worden gemaakt door Naam, adres, Telefoonnummers en emailadressen te verwijderen of te overschrijven met informatie welke geen enkele relatie zullen hebben met de oorspronkelijke persoonsgegevens. Omdat het abonnementsjaar voor de speelotheek loopt tot 31 december en de klanten in de eerste maanden van het jaar de mogelijkheid hebben om te verlengen, zullen in de maanden mei en juni de gegevens worden opgeschoond.

3. Welke persoonsgegevens worden in het bestand opgenomen, is daar een overzicht van?
De gegevens welke worden vastgelegd staan allen vermeldt op het inschrijfformulier. De klant vult deze gegevens zelf in en heeft op die wijze een volledig beeld wat er wordt vastgelegd. Informatie inzake historisch geleende artikelen en financiŽle transacties kunnen op verzoek in een CSV bestand worden verstrekt.

4. Worden er bijzondere persoonsgegevens bewaard?
Het enige bijzondere is of het kind betreft met een beperking. Dit wordt alleen gedaan om een juist assortiment speelgoed samen te stellen. Dit gegeven staat alleen op het inschrijfformulier en wordt niet vastgelegd in de computer. De klant bepaald zelf of dit wordt vastgelegd op het formulier.

5. Hoe worden de personen geÔnformeerd over welke persoonsgegevens worden bewaard?
De klant vult zelf het inschrijfformulier in, en alleen de ingevulde gegevens zijn bekend bij de speelotheek.

6. Wat is er geregeld voor personen om hun eigen persoonsgegevens in te zien?
Op verzoek van de klant kan deze zelf inzien in de computer wat is vastgelegd en eventueel een geprint overzicht meekrijgen. Dit alleen op vertoon van zijn eigen lidmaatschapskaart met lidnummer en Naam. Op verzoek van de klant kunnen ook tussentijds gegevens worden gewijzigd of verwijderd, zover dit de werkzaamheden niet in de weg staat. Indien de klant meer wil inzien dan de vastgelegde basis gegevens, dient er een afspraak worden gemaakt, zodat onder volledige privacy de gegevens kunnen worden bekeken.

7. Hoe worden de persoonsgegevens opgeslagen?
De persoonsgegevens worden opgeslagen in een fysieke map. Omdat het voor een klant mogelijk is om een ťťnmalige machtiging af te geven ter voldoening van het abonnementsgeld worden op dit formulier bankgegevens gevraagd. Deze formulieren gaan na invulling naar de penningmeester om de incasso te laten uitvoeren. Vernietiging van deze gegevens is niet mogelijk omdat deze bewijslast zijn richting de bank. Deze formulieren blijven opgeslagen bij de penningmeester en zijn voor anderen niet inzichtelijk. Hetzelfde geld voor de kopieŽn van de Gelrepassen die verstrekt dienen te worden aan de gemeente Arnhem in verband met declaratie van de abonnementen. Ook deze blijven opgeslagen bij de penningmeester en zijn voor anderen niet toegankelijk.

8. Zijn er kopieŽn of wordt er een back-up van het gegevensbestand gemaakt en hoe wordt die bewaard?
Alle gegevens zijn opgeslagen op 1 computer welke alleen toegankelijk is voor een medewerker en is beveiligd met een wachtwoord.

9. Welke maatregelen heeft de organisaties genomen om te voorkomen dat andere onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien?
Tijdens openingstijden zijn de gegevens altijd onder toezicht van een medewerker. Buiten openingstijden is het lokaal afgesloten en hebben slechts een beperkt aantal mensen toegang tot het lokaal. Deze mensen hebben getekend dat zij geen misbruik zullen maken van deze toegang.

10. Wie binnen de organisatie hebben toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens?
Alleen de medewerkers van de speelotheek hebben toegang tot de bestanden met persoonsgegevens om hiermee op de juiste manier de uitleen te kunnen verwerken. Door gebruik te maken van autorisatie op werkzaamheden kan duidelijk worden aangegeven wie welke gegevens mag zien.

11. Zijn er afspraken gemaakt met externe partijen die de persoonsgegevens verwerken, is er een verwerkersovereenkomst?
Voor het verzenden van een nieuwsbrief liggen Email adressen vast met een naam. De ontvangers van de nieuwsbrieven hebben ook zelf het beheer en kunnen zelf gegevens wijzigen of verwijderen. Met deze partij (Laposta) is een verwerkersovereenkomst afgesloten. De ontvanger van de nieuwsbrief kan zelf via een link uit de nieuwsbrief het emailadres wijzigen of verwijderen.

12. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen.
Stichting Speelotheek Het Speelpunt neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang,
ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van
misbruik, neem dan contact op met ons bestuur via info@speelpunt.nl

terug naar de startpagina